Pour vous protéger en cas de sinistre, les assurances vous invitent à signer des contrats. Cette protection nécessite la production de toute une paperasse à conserver pendant un certain délai. Les lignes suivantes vous informent sur la durée à respecter pour réaliser l’archivage de vos documents d’assurance.La société Arcalys, experte en archivage physique, a réalisé un grand dossier sur la durée de conservation des documents.
Durée de conservation des documents d’assurance habitation
Dans le cadre de la signature d’une assurance habitation, vous pouvez recevoir plusieurs documents qui en sont rattachés. Sachez que quel que soit le type de contrat, vous êtes tenu de conserver durant 2 ans après sa fin le document produit à cet effet, de même que ses conditions générales et particulières ainsi que tous ses avenants. En cas de résiliation, le courrier qui en est issu doit faire l’objet d’un archivage durant ce même laps de temps. Il est aussi recommandé de conserver les quittances et avis d’échéance pendant 2 ans après le paiement des primes. C’est le temps imparti à l’assureur pour contester éventuellement votre paiement et vous le réclamer à nouveau.
Il est bon de vous rendre sur un site de référence de conservation de documents pour connaître le délai d’archivage de vos papiers d’assurance habitation. Pour la déclaration d’un sinistre qui a été indemnisé, s’il s’agit de dommage matériel, l’archivage des documents relatifs à ce sinistre est impératif durant les 2 années suivant l’indemnisation. Mais en cas de dommages corporels, c’est pendant 10 ans que vous devez conserver les documents en découlant. Si vous sentez que des séquelles peuvent apparaître ultérieurement, il est préférable de faire un archivage à vie.
Délai de conservation des documents d’assurance automobile
Si vous avez signé un contrat d’assurance automobile, gardez tous les éléments constitutifs dudit contrat pendant 2 ans après sa date de résiliation. Les avis d’échéance que vous avez reçus durant la vie du contrat doivent être archivés 2 ans après leur paiement. Si un sinistre se produisait, qu’il s’agisse d’un dommage matériel ou corporel, il faudrait archiver les éléments du dossier pendant au moins 10 ans. Et en cas de crainte de nouvelles séquelles dans le futur, le mieux est de réaliser un archivage à vie.
Notez que vous ne devez pas vous débarrasser du relevé d’informations, ce document que votre assureur vous remet si vous lui en faites la demande ou lors de la résiliation de votre contrat. Vous êtes tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour pouvoir toujours le produire en cas de nécessité.
Bon à savoir pour bien conserver les documents d’assurance
Prenez soin de bien archiver vos documents d’assurance. Vous en aurez besoin au cas où une action en justice serait intentée par un tiers à votre encontre. Après l’expiration du délai de prescription, vous avez le droit de détruire vos papiers d’assurance. La précaution préalable à prendre avant cette destruction est de bien vous renseigner sur les dates de prescription qui changent d’un document à un autre.
Il est bon de savoir que même si des délais de conservation des documents d’assurance sont légalement fixés, il est mieux de jouer la carte de la prudence en effectuant un archivage à vie. Pensez-y, même si on ne vous accuse pas d’avoir commis une faute si vous avez détruit un contrat après avoir respecté le délai légal de conservation découlant de sa prescription.
Concernant le format d’archivage de vos documents d’assurance, sachez que vous devez laisser sous forme papier les documents que vous avez signés dans cet état. Vous avez tout de même la possibilité de les numériser afin de les conserver idéalement et les retrouver facilement. Si un échange de documents numériques a eu lieu, avec une validation électronique, vous n’avez pas besoin d’imprimer les documents en question. Leur conservation se fera alors uniquement sous forme numérique.