Vous êtes à la recherche du bon logiciel de gestion électronique de documents (GED) pour votre entreprise ? De nombreux critères pourront vous aider à comparer les différentes solutions pour n’en retenir qu’une. Toutefois, quatre critères essentiels vous permettront d’affiner votre sélection et de l’arrêter sur le logiciel le plus adapté à votre activité.
Voici quatre critères de choix incontournables pour bien choisir votre outil GED.
Critère de choix n° 1 : les besoins réels de votre entreprise
Bien choisir votre solution de gestion documentaire électronique, c’est avant tout connaître les besoins de votre entreprise en la matière. Commencez donc par vous interroger sur la nature des documents que vous traitez chaque jour (courrier papier et e-mails, factures et devis fournisseurs, factures et devis clients, plannings, etc.).
Penchez-vous ensuite sur le volume des documents reçus et expédiés. Enfin, identifiez les failles de votre système documentaire actuel pour bien choisir votre future solution GED.
Critère de choix n° 2 : les fonctionnalités de l’outil GED
Une fois les besoins de votre organisation identifiés, vous pourrez commencer à comparer les différentes solutions disponibles sur le marché. Arrêtez-vous sur leurs fonctionnalités : vous semblent-elles adaptées aux problématiques de votre entreprise ?
N’hésitez pas à faire intervenir les collaborateurs susceptibles d’utiliser votre outil GED par la suite. Ils pourront vous renseigner sur les fonctionnalités indispensables, mais aussi sur les fonctions superflues.
Critère de choix n° 3 : la compatibilité avec votre parc informatique
Aujourd’hui, les entreprises sont équipées de systèmes d’information complexes et puissamment intégrés. Cela signifie que l’ensemble de vos progiciels doivent développer des liens de complémentarité pour assurer le bon fonctionnement de votre activité. Or, votre solution GED ne devra pas faire exception : elle doit s’intégrer à votre parc informatique de la façon la plus harmonieuse possible.
Lorsque vous choisirez votre logiciel de gestion documentaire, vous devrez donc vous assurer de sa compatibilité avec les logiciels que vous utilisez actuellement, qu’il s’agisse d’un outil CRM, d’une solution ERP ou encore de vos solutions de comptabilité.
Critère de choix n° 4 : le coût et le budget dont vous disposez
Le dernier critère de choix dont vous devrez tenir compte pour bien choisir votre logiciel GED concerne son prix. En effet, vous gagnerez à établir un budget prévisionnel en amont de vos recherches et de vos comparatifs.
N’hésitez pas à estimer les économies que vous pourrez réaliser grâce à votre nouvel outil : le coût des impressions papier, de l’encre à la maintenance des équipements, pourra être réinvesti et rapidement amorti par l’achat d’une solution GED.